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正確的開會姿勢你GET到了嗎?

2019-05-22 11:38641

作者:項目經理訓練營

案例背景

客戶負責人是技術人員,對于項目管理感覺什么都不懂。每次開會卻什么都想知道,但是又提不出什么有價值的問題。無論我們怎么做對方都不滿意。

補充說明

客戶郵件提出以下內容:

關于后續周例會和會議紀要,提幾點建議:

1、您只是管理項目日程的話,會議用資料不應該由您一個人簡單整理

會議的目的是詳細了解進度,準確發現問題,所以每次會議的資料準備也請其他具體工程師將他手頭的工作事項和問題匯總體現。三頁簡單PPT資料說明一個首次合作的高新項目開發進展情況,讓我們基本上看不到貴司工作狀態及待解決推進的問題點。這種狀態容易讓人對合作有比較大擔憂。

2、周例會應該是雙方技術層面的深入溝通

到了那個階段,建議是要有具體工程師參加,需要時即可展現他的工作內容。個人理解,不應該只有窗口或者負責人參加。

另外,應避免提到具體進展時,發現只能口頭說,沒有具體的開發管理文件痕跡。效率低,也不符合一個規范公司的做法。

3、會議組織者,以及會議記錄責任人,原則上應該全程在場

突發事件必須離開的,建議告知一下對方與會人員,并簡單交代下你認為你的工作范疇內重要的事項,并讓其他同事代為提出。

4、會議記錄者,也是項目總體管理,需要為后續總體的推進負責

1)中途必須離開時,可以讓其他同事代為記錄,避免遺漏。比較不愿意看到因為記錄人漏記而導致的責任事故或者后面的分歧;

2)會議記錄最后整理發出的時候,建議已經明確了責任人,以及具體到天的日期,后續方便追蹤。

總結

為方便后續各自工作的管控,建議貴司先內部考慮曾工補充的會議內容,并先分工下去實施起來。我這邊也盡快按我們理解的方式整理一個會議紀要模板,貴司認可情況下,后續共同參考。

團隊組成

產品部、研發部、客戶

問題求助—如何提高會議效率,進行有效溝通

問題1:如何提高會議效率?

問題2:如何做好溝通與反饋?

?【觀點1】
感覺會議議題需要的人不在,他問不到想問的東西。此外,紀要跟進沒有具體責任人和截止日期,所以可以參照他們整的模板來。

【觀點2】
可能是不同公司的架構和職責不一樣,會議前,關于會議要討論的點應該做好提前溝通。

【觀點3】
站的角度不一樣,從郵件里看出,作為甲方的負責人,按郵件4點提煉出他們想要的東西:

1、需要詳細的進度狀態,具體多詳細需要和他們商榷;

2、會議討論的時候客戶希望有具體負責技術(因為他是對接技術的,業務的,可能他們需要精通業務的人)的人到場,以便在會議上提問的時候他們能理解,或者他們提出問題時有理解他們的人;

3、記錄好會議紀要。

嘉賓總結

表面上來看這是一個關于例會紀律要求的事情,但實質上可以說是如何同客戶溝通交流的問題。客戶想要通過會議知曉項目進展以及遇到的技術難題,并且上升到了投訴,反過來講可以理解為客戶對于項目的進展心里沒底,沒有得到足夠的反饋。至于對于會議紀律的要求只是表面的矛盾,深層次其實是要去解決該怎么溝通才能讓客戶“安心”。

從客戶提的4點來看(其實這樣1234的提法也可以看出),客戶確實是技術出身,控制欲強,對非自己經手的事情不放心——這也是技術出身的“通病”。作為這類干系人,公平地講,一般不是很反感項目出問題或技術出狀況,而對于看不到計劃、看不到進展會相當反感,并感到不安。因此,我們在“對付”這類客戶的時候,工作一般要做得細一些,不管有沒有進展都要給個反饋,哪怕是沒有進展給個時間點計劃也是一種反饋,要比什么都不說來得效果好。

具體到會議的紀律和項目的進展匯報,我這邊有以下幾點經驗:

1.例會至少需要有一個專門的“接口人”參加,并且要做好會議記錄;

2.會議不必討論過于詳細的技術細節,而是專注于匯報目前的進展、遇到的新問題(介紹、計劃)以及以往遺留問題的進展這三部分。具體的技術討論,若沒有時間可以另行組織專題會議再做討論——這樣做的目的就是讓客戶時時刻刻知曉進展和計劃,讓其放心;

3.會議的輸出件不用很復雜,對付技術出身的用excel來追溯就好。大體分三部分:一是參與會議雙方人員的名單,二是會議上達成的共識(沒有后續任務),三是需要雙方后續跟進的任務列表,可以分為概述、詳情、負責方、時間點等幾列。每次會后更新好發給雙方,然后跟進;

4.會議中盡量敲定跟進任務的負責人和時間點,負責人可以是己方和客戶相關人員都有。時間點若沒有底,可以先給個大致的預估并加上備注。切記,即便任務沒有完成,也最好告知客戶沒有完成并給予目前的進展,要比什么都不說來得好;

5.會議交付件(excel)雙方共同維護,以例會為時間點進行更新,但需要雙方達成共識。可行的操作是由己方更新并發郵件給所有人,詢問客戶有無遺漏或異議,若無則視為同意,工作即按照此表追溯。(其實最好的方法是雙方都有一個記錄員)

總之,這些操作的目的并不是為了會議而記錄,而是為了更好地溝通讓客戶安心;那我們再來看看客戶提出的4點是否合理,就像我們剛才說的,要及時匯報進度,即便沒有實際突破也要更新下一步的計劃和預期的時間點,這點應該需要做到。

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