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溝通是門學問,欣旋帶你入坑

2020-02-17 18:0259

說起溝通,很多人第一反應是:不就是和人聊天嘛,這還要學?這也是很多項目經理忽視溝通的一大原因,很多人會覺得自己人際關系很不錯,溝通起來暢通無阻,雙方很快就能達成一致。但據上海欣旋咨詢了解,在項目管理的過程中,經常出現你覺得說的很明白,但對方卻怎么都聽不懂;或者明明大家在會議上達成了一致,為什么會后對方又反悔了?或者郵件來來回回滿天飛,大家卻還是云里霧里?

在PMBOK里,對項目溝通的定義是這樣的:項目溝通管理包括通過開發工作,以及執行有效交換信息的各種活動,來確保項目及其相關方的信息得以滿足的各個過程。項目溝通管理由兩個部分組成:第一部分是制定策略,確保溝通對相關方行之有效;第二部分是執行必要活動,以落實溝通策略。在學習PMP的過程中,欣旋項目管理培訓的老師告訴我,項目溝通需要從以下幾個方面開展:

1.?溝通活動可以進行多維度分類,包括內外部溝通,正式和非正式溝通,向上向下及橫向溝通,官方及非官方溝通,書面與口頭溝通。溝通可以為成功完成項目建立必要的關系,用于開展溝通的方式也很多,從電子郵件和非正式對話,到正式會議和定期項目匯報,近年來在中國比較流程的微信QQ溝通,都是項目溝通的方式之一。作為項目經理,為團隊選擇正確的溝通方式十分必要,比如與項目干系人非正式的溝通就可以使用口頭或者微信溝通了,這樣雙方都能在較為輕松的環境中深入溝通,或許還能達到意想不到的效果呢。在我過往的項目經驗中,有一次在項目匯報中,一位重要的干系人對項目進度提出了質疑,作為項目經理我解釋了項目并沒有延期,只是有一些工作還在安排中,但對方一直表示不相信我的說法。會后,我口頭找他聊了一下,在這種非正式的溝通場合,終于得知因為對方團隊的人員反饋一直沒有收到我們的項目計劃導致他們無法安排后續工作,于是以為我們的進度延期了。經過溝通,對方終于了解了具體情況。當然,這也牽扯到干系人管理的話題了,在這里就不贅述了。

2.?書面溝通的5C原則可以盡力預防理解錯誤和溝通錯誤。5C原則包括:正確的語法和拼寫;簡潔的表述和無多余字;清晰的目的和表述;連貫的思維邏輯;受控的語句和想法承接。首先,在書面溝通前,需明白溝通的目的是告知對方信息,獲得對方的支持,還是希望得到對方的反饋?經常可以看到項目組的同事寫郵件,洋洋灑灑幾大段,看著文采飛揚,但看完后還是不知道他到底想說什么,反而是那些簡簡單單幾句話說清楚問題的同事給人印象深刻。我在上海欣旋PMP培訓上課時學到了在書面溝通中,首先要搞清楚目標,然后簡潔明了的表述自己的信息,去除多余的修飾字眼,一句話或者一段話只說明一個主題,并著重強調需要對方支持或者獲知什么信息,這樣的溝通,可以很大程度上提高效率,節約溝通成本。

3.?在溝通中,有一些基本的模型可以參考。比如互動溝通模型,此模型將溝通描述為發送方和接收方參與的溝通過程,包括任何可能干擾或阻礙信息理解的噪音。在溝通中,發送方負責信息的傳遞,需確保信息的清晰性和完整性,并確認信息被正確理解;而接收方負責確保完整的接受信息,正確的理解信息,并告知以收到或作出其他適當的回應。在發送方與接收方的溝通環境中,可能存在干擾有效溝通的各種噪音和其他障礙,比如郵件被診斷為垃圾郵件,接收方休假看不到信息等等。此時就需要項目經理及時發現問題,盡快調整溝通方式,確保雙方互動模型得以正常進行。?

欣旋PMP培訓的徐老師上課時講過,溝通管理其實是將我們平時的溝通方式整理歸類,讓項目經理清晰的了解如何與相關干系人進行有效的溝通,確保項目順利進行。

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